Inventario básico: cómo llevarlo en un negocio pequeño

Qué es el inventario

Es lo que su negocio tiene para vender o para producir: mercadería, materiales, productos terminados. Cada unidad cuesta dinero, ocupa espacio y puede dañarse o perderse. Llevarlo con orden es una buena práctica general; la SBA, por su parte, recomienda que alguien lleve el control de las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar, el efectivo disponible y la conciliación bancaria.

Paso a paso

1. Haga un conteo inicial de todo lo que tiene, con su costo por unidad.
2. Anote cada entrada y cada salida: compras, ventas, devoluciones y mermas.
3. Calcule lo que debería haber: inicial + entradas − salidas.
4. Cuente de verdad un día fijo (semanal o mensual) y compare con lo que debería haber.
5. Anote la diferencia y averigüe por qué: error de registro, daño, robo, regalo.
6. Fije un mínimo por producto: cuando baje de ahí, es hora de pedir.
7. Identifique lo que no rota: lo que lleva meses sin venderse es dinero parado; piense en rebajarlo.

Ejemplo

Ejemplo con cifras inventadas, solo para practicar el cálculo.

Hay 200 unidades que costaron L 50 cada una: L 10,000 en inventario. Se compraron 100 más y se vendieron 180. Debería haber 120. Al contar, hay 115: faltan 5 unidades, L 250 de diferencia. Anotarla cada mes le muestra si el problema crece. Si en un mes vende 180 unidades y tiene 115, le alcanza para unos 19 días; con ese dato decide cuándo reponer.

Consejos

• Guarde cada compra con su factura (vea la Declaración Mensual de Compras).
• Ordene el espacio: lo que más sale, lo más a mano.
• No compre de más solo por el descuento sin saber si lo va a vender.