Qué documentos guardar en su negocio y por cuánto tiempo

Qué conviene guardar

• Facturas que usted emite: la copia, ordenada por número. Las anuladas también, con su leyenda (vea cómo anular una factura).
• Facturas de sus compras: a nombre de su negocio y con los datos completos (vea qué debe llevar una factura).
• Declaraciones y acuses de ISV, compras y demás obligaciones (vea cómo declarar el ISV y la Declaración Mensual de Compras).
• Comprobantes de pago de esos impuestos.
• Contratos, planillas y estados de cuenta del negocio.

Por cuánto tiempo

El plazo lo marca la ley, no esta guía. El Reglamento del Régimen de Facturación dice que debe guardar el original y la copia de las facturas anuladas durante el plazo de prescripción del Código Tributario (vea la guía de anulación). Para el resto de documentos, confirme con su contador cuántos años le corresponde conservar cada uno: no le damos una cifra aquí porque depende de su caso y puede cambiar.

Paso a paso: un archivo simple

1. Una carpeta por año y, dentro, una por mes.
2. Dentro de cada mes: ventas, compras, impuestos y bancos.
3. Guarde el comprobante cada vez que lo reciba, no a fin de mes.
4. Escanee o fotografíe los papeles de papel térmico: el texto se borra con el tiempo.
5. Haga una copia de respaldo en otro lugar.
6. No tire nada hasta confirmar el plazo con su contador.