Cómo llevar el control de gastos de una pequeña empresa (método simple y semanal)

Paso a paso: la revisión semanal

1. Anote cada gasto el mismo día con fecha, monto, a quién se pagó y para qué. Lo que no se anota se olvida.
2. Clasifique cada gasto en pocas categorías: mercadería o materiales, sueldos, alquiler y servicios, transporte, publicidad, otros. Entre 6 y 10 categorías bastan.
3. Separe fijos y variables. Fijos son los que se pagan igual todos los meses (alquiler, internet); variables, los que cambian con la actividad (materiales, combustible).
4. Cada semana, sume por categoría y compare con la semana anterior y con lo que presupuestó (vea presupuesto mensual).
5. Marque lo raro: una categoría que subió, un gasto repetido, un pago sin comprobante. Pregunte por qué.
6. Decida una acción por semana: renegociar, recortar, posponer o aprobar. Una sola, concreta.

Ejemplo de una semana

Ejemplo con cifras inventadas, solo para practicar el cálculo.

Una tienda registra en la semana: materiales L 6,200; transporte L 900; servicios L 1,100; publicidad L 600; otros L 450. Total: L 9,250. La semana anterior el transporte fue L 500. Al revisar, ve que se hicieron dos entregas que podían ir juntas: la acción de la semana es agrupar las rutas.

Hábitos que ayudan

• Pida siempre factura: sin ella no puede respaldar el gasto (vea la Declaración Mensual de Compras).
• Revise el mismo día y a la misma hora, y no se salte la semana, aunque haya poco movimiento.
• Al cierre del mes, sume las cuatro semanas: ese es el insumo del presupuesto y del flujo de caja.

La CNBS recomienda, para ordenar las finanzas, llevar un control de gastos junto con un presupuesto y el ahorro de un porcentaje de los ingresos.